Liquidar las expensas de un edificio es una de las tareas centrales del administrador de consorcios. Parece simple cuando el edificio es chico y los gastos son pocos. Pero a medida que crece la cantidad de unidades, los proveedores y los rubros de gasto, el proceso se vuelve más complejo y consume horas cada mes si no se hace con un sistema adecuado.
En esta guía explicamos el proceso completo, paso a paso.
Qué es la liquidación de expensas
La liquidación de expensas es el proceso mensual (o bimestral, según el consorcio) mediante el cual el administrador:
- Recopila todos los gastos del período
- Los clasifica por rubro
- Los distribuye entre las unidades funcionales según el porcentaje de incidencia de cada una
- Genera el recibo de cada propietario o inquilino
- Gestiona el cobro y registra los pagos
El resultado de ese proceso es el recibo de expensas que recibe cada propietario, con el detalle de lo que debe pagar y por qué.
Los rubros habituales de un consorcio
Cada consorcio es distinto, pero los rubros más habituales en la liquidación son:
Personal: sueldo del encargado, cargas sociales, aportes sindicales (SUTERH). Es generalmente el gasto más alto de un edificio con encargado.
Servicios de las partes comunes: electricidad del hall, ascensor, cocheras, jardín; gas de la caldera central si la hay; agua del tanque.
Mantenimiento y reparaciones: limpieza, jardinería, mantenimiento del ascensor, reparaciones de partes comunes.
Seguros: póliza del edificio (incendio, responsabilidad civil, accidentes de trabajo del encargado).
Administración: honorarios del administrador.
Fondo de reserva: un porcentaje destinado a futuras reparaciones o mejoras extraordinarias.
Gastos extraordinarios: obras o reparaciones que excedan el mantenimiento habitual — impermeabilización, cambio de ascensor, pintura de fachada.
| Rubro | Participación típica |
|---|---|
| Personal (encargado + cargas) | 40–55% |
| Servicios (luz, gas, agua PH) | 15–20% |
| Mantenimiento y reparaciones | 10–15% |
| Seguros | 5–8% |
| Administración | 8–12% |
| Fondo de reserva | 3–5% |
El proceso de liquidación paso a paso
Paso 1: recopilar todas las facturas y gastos del período. El administrador reúne todas las facturas de proveedores, los recibos de sueldo del encargado, los comprobantes de servicios y cualquier otro gasto del mes. Es fundamental tener todos los comprobantes antes de cerrar la liquidación.
Paso 2: verificar y cargar los gastos en el sistema. Cada gasto se clasifica por rubro y se carga en el sistema de administración. En SimpleProp, el módulo de Consorcios permite importar comprobantes desde ARCA (ex-AFIP) directamente, lo que reduce el tiempo de carga manual.
Paso 3: calcular el sueldo del encargado si corresponde. Si el edificio tiene encargado, el sueldo se calcula según la escala SUTERH vigente para la categoría correspondiente (con o sin vivienda, categoría según el edificio). Este cálculo incluye sueldo básico, adicionales, SAC proporcional y cargas sociales.
Paso 4: distribuir los gastos entre las unidades. Cada unidad funcional tiene un porcentaje de incidencia definido en el reglamento de copropiedad. Los gastos comunes se distribuyen entre las unidades según ese porcentaje. Algunas expensas pueden tener una distribución diferente (por ejemplo, el consumo de gas puede distribuirse por coeficiente de superficie y no por porcentaje general).
Paso 5: calcular el saldo de cada unidad. Al monto resultante de los gastos distribuidos se le suma la deuda anterior de la unidad (si hay morosidad) y los intereses punitorios correspondientes. El resultado es el total que debe pagar cada propietario o inquilino.
Paso 6: generar y enviar los recibos. Con la liquidación cerrada, el sistema genera los recibos de cada unidad. En CABA, los recibos deben incluir un código QR para el pago digital (Disposición DGDYPC 856). Los recibos se envían por email o se ponen a disposición en el portal del consorcista.
Paso 7: registrar los pagos y gestionar la morosidad. A medida que los propietarios pagan, los pagos se registran en el sistema. Las unidades que no pagan en término quedan identificadas como morosas y el sistema calcula automáticamente los intereses aplicables.
Por qué hacerlo con un sistema especializado
Un administrador que liquida 3 edificios de 20 unidades cada uno en Excel necesita, en promedio, entre 6 y 12 horas por mes solo para el proceso de liquidación. Con un sistema como SimpleProp, ese tiempo se reduce a menos de 2 horas porque:
- Los gastos se cargan directamente desde ARCA o se importan desde las facturas
- El sistema calcula automáticamente la distribución por coeficiente
- Los sueldos SUTERH se liquidan con las tablas actualizadas automáticamente
- Los recibos se generan con un clic en el formato correcto para CABA
- Los pagos que llegan por QR se concilian automáticamente
El plan gratuito de SimpleProp permite administrar hasta 16 unidades funcionales con todas las funciones incluidas, sin tarjeta de crédito.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia se hacen las liquidaciones?
Lo más habitual es mensual, aunque algunos consorcios liquidan bimestralmente. La frecuencia la define el reglamento del consorcio o una decisión de asamblea.
¿El administrador puede cobrar sus honorarios directamente de las expensas?
Sí. Los honorarios del administrador son uno de los rubros de la liquidación y se deducen de los fondos del consorcio. El monto suele ser acordado en asamblea.
¿Qué pasa si un propietario no paga las expensas?
El consorcio puede iniciar acciones legales para cobrar la deuda de expensas mediante el proceso ejecutivo de expensas, que es más rápido que un juicio ordinario. El administrador tiene la obligación de gestionar la morosidad.
¿El encargado del edificio tiene que estar inscripto en SUTERH?
Sí. El encargado de edificio es un trabajador regulado por el convenio colectivo SUTERH/FATERYH y debe estar debidamente registrado con sus aportes al día.
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